Wdrożenie EZD RP to nie tylko uruchomienie systemu. To przede wszystkim
uporządkowanie reguł kancelaryjnych, ról i odpowiedzialności, a potem przełożenie ich na
codzienną praktykę: przyjęcie i rejestrację korespondencji, dekretację, prowadzenie spraw w
postaci elektronicznej oraz obsługę składów chronologicznych. To szkolenie zostało
zaprojektowane tak, aby uczestnicy przeszli przez cały proces w logicznej kolejności — od
przygotowania zarządzenia i procedur, przez pracę kancelarii, po zamykanie spraw i
przekazywanie dokumentacji do składu.
Program łączy część organizacyjno-prawną z intensywną częścią warsztatową opartą na
demonstracjach i ćwiczeniach prowadzonych przez trenera. Uczestnicy nie tylko poznają
zasady, ale krok po kroku prześledzą i przećwiczą procesy na realistycznych scenariuszach
omawianych na przykładach: od wpływu pisma (papier, ePUAP, e-Doręczenia), przez
rejestrację i dekretację, prowadzenie sprawy oraz przekazanie dokumentacji do składu
chronologicznego, aż po przygotowanie odpowiedzi, wysyłkę wraz z potwierdzeniami,
zamknięcie sprawy i przekazanie jej do archiwum zakładowego.

Dla kogo?
Szkolenie jest rekomendowane dla zespołów, które wdrażają EZD RP lub pracują już w
systemie i chcą ujednolicić praktykę:
pracowników kancelarii ogólnej/sekretariatów i punktów kancelaryjnych,
pracowników komórek merytorycznych prowadzących sprawy,
koordynatorów wdrożenia i administratorów merytorycznych EZD RP,
osób odpowiedzialnych za archiwum zakładowe i/lub składy chronologiczne,
kadry kierowniczej nadzorującej obieg dokumentów i terminowość.
Co zyskasz po szkoleniu?
Po ukończeniu szkolenia uczestnicy:
potrafią przygotować i dopasować do podmiotu szkielet zarządzenia wdrażającego
EZD RP oraz kluczowe procedury (kancelaria, dekretacja, prowadzenie spraw,
składy),
sprawnie obsługują kancelarię w EZD RP: przyjmowanie, rejestrację i
przekazywanie korespondencji oraz wysyłkę (papier, ePUAP, e-Doręczenia) wraz z
archiwizacją potwierdzeń,
prowadzą sprawy elektroniczne w EZD RP w pełnym cyklu życia: założenie →
dokumentowanie → kontrola → zamknięcie → przekazanie,
rozumieją i stosują zasady składów chronologicznych, w tym powiązanie
dokumentacji papierowej i elektronicznej, ewidencję przekazań oraz tworzenie
spisów,

znają typowe błędy wdrożeniowe i potrafią je ograniczać dzięki checklistom i
ujednoliconym standardom pracy.
Zakres szkolenia
Przygotowanie wdrożenia i regulacje wewnętrzne: zakres zarządzenia, role,
matryca odpowiedzialności, minimalny pakiet procedur, zasady uprawnień i
zastępstw.
Kancelaria w EZD RP: wpływ i rejestracja przesyłek papierowych i elektronicznych,
dekretacja, przekazania, obsługa wysyłki i potwierdzeń (w tym ePUAP i e-
Doręczenia).
Prowadzenie spraw elektronicznych: zakładanie spraw, klasyfikacja JRWA,
metadane, obieg, wersjonowanie dokumentów, zamykanie i przekazywanie.
Składy chronologiczne: organizacja i prowadzenie, zasady odkładania, przekazania,
spisy zdawczo-odbiorcze, porządkowanie, przygotowanie dokumentacji do
archiwizacji/brakowania zgodnie z przyjętymi procedurami.