historyk | archiwistka | trenerka edukacyjna
Dr Bożena Koszel-Pleskaczuk to historyk, archiwistka i trenerka edukacyjna, która od
kilkunastu lat łączy perspektywę badawczą z praktyką zarządzania dokumentacją i informacją
w instytucjach publicznych. Obecnie kieruje Kancelarią Główną Urzędu Marszałkowskiego
Województwa Podlaskiego; wcześniej pełniła m.in. obowiązki naczelnika Oddziałowego
Biura Upamiętniania Walk i Męczeństwa IPN w Białymstoku oraz koordynowała Archiwum
i Centrum Historii Politechniki Białostockiej.
Jej styl pracy szkoleniowej jest mocno „wdrożeniowy”: zamiast abstrakcyjnych opisów –
porządkowanie procesów, ról i odpowiedzialności, a następnie przełożenie tego na codzienne
działania kancelarii i komórek merytorycznych. Jako współautorka publikacji o
elektronicznym zarządzaniu dokumentacją pokazuje, że skuteczne wdrożenie systemów klasy
EZD wymaga równoległych zmian organizacyjno-prawnych, przygotowania praktyk
kancelaryjnych oraz uruchomienia m.in. składów chronologicznych i właściwego podejścia
do podpisu elektronicznego.
Dr Bożena Koszel-Pleskaczuk wnosi do współpracy przede wszystkim spójne, praktyczne
rozumienie pełnego cyklu życia dokumentacji w instytucji – od etapu uregulowań
wewnętrznych po archiwizację. Dysponuje kompetencjami w zakresie organizacji wdrożenia
EZD RP oraz ujednolicania zasad obiegu dokumentów w jednostce poprzez: przygotowanie
zarządzeń i procedur kancelaryjnych dopasowanych do specyfiki podmiotu, organizacji pracy
kancelarii (przyjęcie, rejestracja, dekretacja i wysyłka korespondencji w różnych kanałach),
prowadzenie spraw w systemie EZD oraz budowania zasad funkcjonowania składów
chronologicznych i przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego. Jej wiedza
obejmuje także identyfikację typowych ryzyk wdrożeniowych, standaryzację ról
i odpowiedzialności oraz ujednolicanie praktyk tak, aby obieg dokumentów był jednocześnie
zgodny z wymaganiami formalnymi i możliwy do utrzymania w codziennej pracy.
Równolegle posiada doświadczenie w przekładaniu tych samych standardów na potrzeby
osób, które na co dzień nie pracują w administracji, ale muszą sprawnie funkcjonować w
świecie dokumentu elektronicznego. Oferuje wiedzę z zakresu e-Doręczeń, podpisu
elektronicznego (w tym doboru właściwego rodzaju podpisu do sytuacji), weryfikacji
poprawności podpisu i potwierdzeń, a także zasad bezpiecznego obiegu i przechowywania
dokumentów. Uzupełnieniem jest praktyczne podejście do ochrony danych osobowych
(RODO): minimalizacja danych, bezpieczne udostępnianie plików, porządek w dokumentach
oraz ograniczanie błędów, które najczęściej prowadzą do naruszeń. Dzięki temu jej oferta
może być kierowana zarówno do instytucji wdrażających EZD RP i porządkujących
kancelarię, jak i do środowisk akademickich czy organizacji, które potrzebują umiejętności
bezpiecznej
i poprawnej pracy z dokumentami elektronicznymi na co dzień – od przygotowania
dokumentu i podpisu po wysyłkę, potwierdzenia i ochronę danych w codziennych procesach.